La gobernabilidad en las organizaciones, ante los nuevos retos de la administración (página 2)

La vinculación del término de gobernabilidad a
la actividad en las organizaciones es
bastante reciente, este vio sus inicios, sobre la década
de los 70, fundamentalmente relacionado con el ejercicio del
poder a nivel
de país, es decir, el gobierno, como
vía de lograr una relación entre centralización y democracia.

Comienza a transferirse hacia la actividad empresarial, a
partir de la experiencia en grandes organizaciones que
debían encargarse de lograr establecer patrones de
comportamientos comunes a un conjunto de organizaciones no
vinculadas únicamente a estas instituciones
u organizaciones, o como, un medio de lograr el gobierno en
organizaciones en su transito de una filosofía a otra, con la introducción de nuevas practicas como;
gestión
por procesos,
gestión de servicio,
etc.

Gobernabilidad, algunas definiciones

Se pueden dar algunas definiciones de este término, que
posibilitan la reflexión sobre la amplitud de este, y su
transformación, en el tiempo, donde
se observa una evolución hacia la consideración de
los intereses de las personas y su inclusión en la
toma de
decisiones.

"Ejercicio de cualquier autoridad
legal, económica y administrativa en la gestión de
los asuntos de una corporación a todos los niveles,
entendiendo que esta comprende los mecanismos, procesos e
interrelaciones, a través de los cuales los empleados,
unidades, gerencias, departamentos y equipos articulan sus
intereses, ejercitan sus derechos legales y
contractuales, cumplen con sus obligaciones y
median sus diferencias" adaptado de la definición general
propuesta por (adaptado de la definición dada por Naciones
Unidas)

"Es el sistema a
través del cual las empresas son
dirigidas y controladas. La estructura de
gobernabilidad debe especificar los derechos y
responsabilidades de los diferentes roles, tales como los
accionistas, la junta directiva, la alta gerencia y en
general otros interesados (stakeholders) tales como bancos, gobierno
y comunidades impactadas, entre otros. Provee la estructura de
fijación de objetivos y de
los medios para
monitorear su desempeño." (OECD Abril 1999 y
Cadbury 1992.)

."….Conjunto de reglas por las cuales
una empresa
toma decisiones……….

….. Potencial que tiene la
organización de mantener la situación de
armonía de los diferentes intereses que se
dan cita en una empresa
………" (El Poder de la
Comunicación Estratégica, por I. Pizzolante
N.)

"La gobernabilidad tiene que ver con la existencia o
inexistencia de estructuras
que permitan el logro de la misión y
objetivos que se propone y con la distribución del poder y la autoridad en
ella. La gobernabilidad no es otra cosa que una forma de alcanzar
los resultados"…"la distribución del poder se hace
visible en la existencia de órganos diferentes tanto
personales como colegiados que posean la autoridad institucional
para la toma de decisiones y que sean accesibles a los miembros
que integran la institución" L. E. Orozco (febrero
2007) Gestión y gobernabilidad de las instituciones de
la
educación superior

A nuestro juicio el esquema de gobernabilidad es la
unión de un conjunto de elementos formales e
informales que sustentan todas las
relaciones que se constituyen en una
organización, permitiendo establecer todas las
relaciones de comunicación por las que se lograr el
control y el feedback en la misma.

Luego los esquemas de gobernabilidad han venido como una
evolución o complemento de las estructuras organizativa,
aportando a estas, elementos informales, como medio de lograr el
control o
gobierno, es decir que en estos esquemas están presentes
elementos formales, a los cuales se ceñían
fundamentalmente las estructuras organizativas y elementos
propios de las nuevas formas de administración, entre ellos valores
compartidos, ética de
las organizaciones. Los esquemas de gobernabilidad conciben a la
organización en una relación amplia
y diversa con otras organizaciones y su medio.

A juicio de los autores el esquema de gobernabilidad,
posibilita conjugar la participación,
demanda, con
la centralización (con nuevas
características), necesaria para la integración y unión de la
organización. La proporción en la
conjugación de estas variables
estarán, en dependencia de la filosofía y cultura de la
organización, de esta se desprenden los valores y
principios que
servirán de guía para todo el diseño
del esquema de gobernabilidad y los elementos que lo componen,
determinándose como se asumirá en toda la
organización, los procesos de toma de decisiones y
participación.

Elementos de los
esquemas de gobernabilidad

Un esquema de gobernabilidad esta formado por un conjunto de
elementos que se pueden clasificar en dos grandes grupos. Los
asociados a los procesos, diseños formales, de la
estructura organizativa, la tecnología usada con
este fin a los que denominaremos duros y los relacionados con
elementos de comportamiento
organizacional o individual, a los que denominaremos
blandos.

Entre los elementos duros podríamos citar:
Visión, Misión, procesos de la organización
y su cadena de
valor, sistemas de
objetivos, sistemas de indicadores
estratégicos, tácticos y operativos, sistemas
organizativos; distribución de funciones, roles
y responsabilidades, definición de los sistemas de las
relaciones internas y externas, distribución del poder y
la autoridad formal (estructura organizativa), sistemas de
control o rendición de cuenta, sistemas de evaluación
y compensación.

Dentro de los componentes blandos se pueden mencionar: los
factores de liderazgo,
sistemas y esquemas de comunicación informales, internos y
externos, normas de
conductas, valores organizacionales, actitudes y
comportamientos de grupo,
sistemas de creencias apoyadas por la organización,
ética, cultura
organizacional. Son aquellos relacionados con aspectos
subjetivos que le imprimen los hombres en su accionar en las
organizaciones.

Estos dos grandes grupos de elementos que constituyen la
gobernabilidad no existen de forma independiente, estos
componentes se complementan, existiendo una estrecha
interrelación entre ellos, Ej: la forma en que se
determina la misión de la organización, puede
llevar un mayor o menor grado de centralización o
participación, el establecimiento de los procedimientos
formales, pueden hacerse consensuados o imponerse, esto
además se vincula con los estilos de liderazgo que priman
en la organización por citar solo algunos ejemplos. El
nivel de importancia que se le brinda a uno u otro de estos
grupos, varía de acuerdo con el tipo de
organización y filosofía de gestión o
valores adoptados en ella, haciéndose necesario un
adecuado balance entre componentes duros y blandos, siendo
difícil hacer absoluto, el empleo de uno
sin considerar o condicionarlo al otro. Considerándose;
que en las actuales organizaciones se va observando con
más fuerza los
elementos blandos como medio de lograr la gobernabilidad, de
estos sistemas.

Lograr el balance entre estos elementos constituye, el
gran desafió en las actuales condiciones, de las
organizaciones, siendo necesaria la conjugación de la
proporción exacta de cada uno de los elementos en
dependencia de la filosofía de gestión, pero esto
transcurre en un contexto que le impone a la organización
determinadas condiciones, siendo necesario buscar alternativas,
entre los elementos del esquema.

¿Por
qué los esquemas de gobernabilidad?

Esto se ha producido por la necesidad de superar las
estructuras organizativas y los organigramas y
encaminar los diseños de las organizaciones, bajo la
concepción de principios y valores que ayuden orientar
todos los elementos de los esquemas (considerando dentro de esto
elementos informales), con concepciones macros y enfoque
estratégico, que llevan implícito el cambio en la
organización.

Los esquemas dan margen a la autoridad
informal como vía de lograr el control y
gobierno en las organizaciones, permitiendo establecer formas
para involucrar y motivar a los empleados, mediante una
diversificada participación de sus empleados en la toma de
decisiones y en la elaboración de los sistemas de planes
estratégicos, tácticos y operativos, se concibe
sistemas de formación, divulgación,
compensación, que propicien el desarrollo de
estos elementos blandos.

Se le da una connotación diferente a los grupos
de trabajo, los
cuales ya no sólo se restringen a la alta dirección, propiciándose una amplia
creación de comités, órganos colegiados,
mesas de trabajo, equipos de coordinación,.etc. Donde se deposita parte
de la autoridad formal e informal, participando estos, en
decisiones y propuesta que se presentan ante la alta
dirección o ápice estratégico. Pasan a un
primer plano, reuniones, juntas, etc. como formas indispensables
en el proceso de
dirección, por nombrar algunos.

Se logra la coherencia, a partir de los comportamientos
y actitudes creadas como formas validas de trabajo en las
organizaciones, estableciendo las normas y reglas de los grupos y
personas que se requieren y posibilitan la comunicación
entre estos equipos, pues la flexibilidad que se le demanda a la
organización por sus clientes no
permite la alta formalización. Comienza a establecerse las
competencias
laborales que tienen en su base, valores y comportamientos
necesarios para el logro de la misión de la
organización

Estos elementos, son altamente variables, en dependencia
del sector o esfera del mercado a que
esta dirigido, el bien final que presta la organización,
las características del entorno en que se encuentra
ubicada la misma, y de los empleados que la forman, por nombrar
algunos. Haciendo complejo el diseño de los esquemas de
gobernabilidad, debiéndose tener en cuenta un conjunto de
factores.

Factores a
tener en cuenta en la elaboración de los esquemas de
gobernabilidad

Se consideran factores, a las variables que se
manifiestan en la organización o en el medio donde se
desenvuelve, ejerciendo una influencia sobre la misma, estas
variables se comportan como variables continuas, pudiendo adoptar
cualquier valor entre
los extremos de la misma, es decir, se manifiestan de valores que
oscilan entre un mínimo o nulo y un máximo, ellos
determinan, el balance que debe existir entre los elementos
formales (duros) o blandos del esquema propuesto. La
clasificación de estos factores es compleja, por su gran
interrelación. Proponiéndose como criterios los
siguientes:

Factores externos: son aquellos su
influencia que se ejerce, desde el exterior, y sobre los que la
organización no puede actuar, para transformarlos o
cambiarlos Ej: sistemas de controles que sobre ella inciden,
demanda de los clientes, exigencias de organizaciones
gubernamentales, del sector o corporación a la que se
pertenece (de existir), mercado de trabajo, de la competencia,
etc.

Factores internos: son aquellos
propiciados por la organización, existen en ella, sobre
los que esta puede incidir o transformar de alguna forma.
Ej: Procesos, características del factor humano,
dispersión, estructura organizativa, definición de
contenidos y roles de las diferentes áreas, sistemas para
la toma de decisiones, estilos de liderazgo empleados, sistemas
de rendición de cuenta, cultura y valores
organizacionales, sistemas de compensación establecido,
etc.

Elementos a tener en cuenta para el
diseño de los esquemas de
gobernabilidad

Partiendo de estos factores se hace necesario considerar
los siguientes elementos en el diseño.

• Misión de la organización, la cual esta
  asociada a las responsabilidades que le han sido asignada, o ha
  adquirido la organización.
• Sistemas legales y exigencias establecidas para el
  sector.
• Estrategias macros del sector y sistemas de objetivos
  establecidos.
• Procedimientos de trabajo usados por el micro entorno
  que la rodea.
• Nivel de incidencia del entorno.
• Nivel de independencia o rol de la
  organización.
• Tipo de influencia y sistemas de controles que debe
  observar la organización.
• Desarrollo y exigencias de la
  competencia.
• Contexto social, características del mercado
  de trabajo, reglamentaciones y disposiciones legales al
  respecto.
• Principios éticos asumidos como validos en el
  funcionamiento de la misma.
• Tendencias y mejores prácticas que existen a
  nivel nacional o internacional.

Cómo elaborar un esquema de gobernabilidad,
una propuesta.

Se propone la siguiente secuencia de etapas o fases para
la elaboración de un esquema de gobernabilidad, donde es
posible realizar paralelamente varias de estas fases.

Análisis de factores externos que influyen en
la organización

El objetivo de
esta fase es determinar los patrones de comportamiento, deberes y responsabilidades que
deben ser asumidos en la organización. Debiéndose
considerar; las restricciones legales, disposiciones que existen
en la materia, para
el sector al que pertenece la organización o procesos que
en ella se desarrollan, estatutos de constitución de la organización, sus
reglamentaciones. el nivel de libertad de
acción
que posee la organización, controles establecidos por
organizaciones gubernamentales, clientes, que pueden dar,
determinadas restricciones a los procesos, productos–servicios que
la misma brinda, la flexibilidad ante esto que se le impone o que
debe ajustarse la organización, posición ante la
competencia, mejores prácticas, etc. Ej. Sistema de
protección al cliente, Normas
de calidad.
Regulaciones laborales exigidas. Se debe tener presente que no
todas las partes que conforman la organización
están sujetas a las mismas influencias, ni responden a los
mismos intereses de los clientes.

Para lograr esta fase obtener esta información es necesaria la revisión
de documentos y
contar con un estudio de clientes externos

Resultados

• Obligaciones y responsabilidades
  sociales.
• Filosofía y tendencias de gestión
  adoptada y conveniente
• Características de sus relaciones
  externas
• Características de sus mercados y
  clientes
• Principios básicos de
  funcionamiento
• Diferenciar influencias por áreas y respuestas
  que deben dar

En dependencia de los grados o niveles de libertad,
podrán emplearse más elementos blandos dentro del
esquema propuesto.

Determinación de la correspondencia entre
Misión, Visión y las
responsabilidades

Toda organización adquiere compromisos con la
sociedad, sus
empleados, con la rama, compañía, etc. Estos son
considerados como responsabilidades, que deben cumplirse, bajo
determinadas disposiciones, que se imponen en un contexto social,
en que esta, se desarrolla. Bajo estos factores externos, las
organizaciones elaboran su Misión y realizan una
proyección estratégica, debiendo existir
correspondencia entre esta y sus responsabilidades.

Resultados

• Misión.
• Visión.
• Cadena de valor: Procesos claves, soporte y
  estratégicos
• Contrataciones (autsarsin).
• Valores organizacionales.
• Objetivos o Metas supremos.
• Liderazgo
• Principios de comportamiento de la
  organización
• Políticas generales.

La coherencia entre estos elementos son los que
garantizan un esquema de gobernabilidad que responda a las
necesidades e imperativos de la organización. Estos
elementos serán desplegados a través de todo el
diseño estratégico de la organización, los
procedimientos en las diferentes áreas, los sistemas de
rendición de cuentas y
compensación.

Determinación de los roles o
funciones que realizan las diferentes áreas de la
organización

La distribución de los roles y procesos que debe
desarrollar la organización es uno de aspectos
fundamentales en el establecimiento de los esquemas de
gobernabilidad, se debe buscar un equilibrio en
la asignación que de estos se realizan en las diferentes
áreas, teniendo presente que estas áreas pueden
responder a diferentes intereses, propios de la organizaron, u
exigencias de los clientes.

Resultados de esta fase

• Determinación de los roles o funciones que
  serán desarrollados por la
  organización.
• Determinación de los objetivos
  específicos necesarios a desarrollar.
• Criterios de agrupamiento.
• Determinación de las áreas y unidades
  de negocio necesarios.
• Distribución proporcional de procesos,
  funciones o roles en las diferentes áreas o unidades.
  Competencias
  demandadas.
• Insumos de entrada y salida de cada área
  según demandas internas y externas.
• Comité, equipos de
  trabajo que deben existir, su constitución y
  principios generales de funcionamiento en las
  áreas.

A partir de esta fase se propone el ordenamiento de
áreas, sus contenidos y equipos de trabajo de ser
necesarios.

Determinar las posibilidades de
decisión de las áreas

A partir de los roles y funciones que cada área
debe desarrollar y de las características, requisitos o
competencias exigidas para el personal que
desarrollan estos, se debe establecer el poder o autoridad
(formal e informal) con que esta área y su personal debe
poseer y la responsabilidad que cada una adquiere. Lograr la
correcta correspondencia entre estos elementos, permiten igualar
deberes y derechos en la organización.

Resultados

• Autoridad otorgada a cada área, que permita el
  cumplimiento de los roles, funciones en correspondencia con la
  filosofía establecida.
• Tipo de autoridad que debe sustentar sus
  líderes. Competencias, comportamientos.
• Responsabilidades y deberes adquiridos por cada
  área o unidad.
• Autoridad que dispone cada equipo, mesa de trabajo y
  atribuciones.
• Responsables de equipos o mesas de trabajo, tipo de
  autoridad que debe sustentar.
• Responsabilidades adquiridas por los jefes, miembros
  de equipos y empleados.

Establecer los dispositivos de
enlace

Lograr la coordinación entre todas las
áreas, así como con el entorno de la
organización es uno de los elementos que se deben
diseñar con cuidado, dependiendo de ello en gran medida el
éxito
de la organización. Se estable la imagen ante
clientes y proveedores.
Según las demandas de coordinación deberán
establecerse órganos colegiados, que con determinada
periodicidad se reúnan y cumplan con este fin,
determinados roles. Estos pueden tener un carácter permanente o situacional, poseen
autoridad para accionar fuera de sus áreas de trabajo,
según procedimientos que se establezcas en la
organización, tomando decisiones o proponiendo al
ápice estratégico, según compete. De esta
fase se establece todas las formas de coordinación entre
las áreas y empleados.

Resultados

• Mecanismos de coordinación más
  convenientes entre las diferentes áreas.
• Formas de trabajo de estos dispositivos de
  enlace
• Bases y fuentes de
  autoridad de los miembros. Competencias necesarias
• Procedimientos y usos de autoridad
• Relaciones con el entorno.
• Facultades y poderes concedidos en correspondencia de
  la ética

Propuesta
de procesos de toma de decisiones, su
participación

La revisión y coherencia de la autoridad otorgada
debe ser analizada estableciéndose a partir de los tipos y
necesidades de decidir que existen, en la organización.
Debido a que en el diseño de estos esquemas se tiene en
cuenta las propuestas que desde diferentes áreas se hacen,
se debe evaluar la coherencia de estas propuestas. Constituye
insumos en esta fase la conjugación de los factores
externos e internos (demandas), la filosofía de
gestión que se desea fomentar, las áreas de la
organización, el tipo de interacción interna, su nivel de
relación con el entorno, los órganos colegiados que
se necesitan, funciones y autoridad. Quedando como resultado de
esta fase la claridad en el rol y aporte de cada elemento al
gobierno y el logro de los objetivo y metas de la
organización.

Resultados

• Proceso y procedimiento
  de toma de decisiones en los diferentes niveles, áreas,
  órgano y equipo de trabajo, dependiendo del proceso que
  desarrolla (estratégico, soporte, clave)
• Niveles de aprobación y
  jerarquías
• Distribución de las fuentes y bases de
  autoridad en la organización
• Formas de relación con el entorno,
  según demandas de las diferentes áreas y la
  organización
• Políticas de decisión

Estilos de liderazgo convenientes para la
organización

Se proponen formas y estilos de liderazgo más
convenientes a usar en dependencia de los factores que influyen
en la organización, especialmente a: mejores
prácticas e intenciones de sus máximos
líderes y expectativas de clientes internos y externos,
dependiendo de filosofía adoptada.

Resultados

• Estilos de liderazgo
• Bases de autoridad informal
• Procesos de comunicación
  informales
• Sistemas de compensaciones o
  estimulación
• Normas de conductas aceptadas.
• Ética de la organización en su
  relación con el entorno
• Estilos de trabajo de los órganos colegiados y
  equipos

En este sentido se recomienda posteriormente estudios de
estos elementos y la autoridad informal ganada en el ejercicio
del puesto o rol desempeñado, debiéndose abarcar
con este estudio todo tipo de área o comité y del
uso de las diferentes fuentes de autoridad, pudiéndose ver
como parte del clima
organizacional generado por el esquema adoptado.

Sistema de rendición de cuenta de la
organización

Las demandas del entorno; clientes externos, sistemas de
controles y reglamentaciones, así como la necesidad de la
coordinación de la organización y los estilos de
trabajo, obligan a establecer aquellos puntos y formas de control
más convenientes, a lo que denominamos rendición de
cuenta, y permiten, realizar el control de la gestión
empresarial, su retroalimentación y su posibilidad de
respuesta al entorno.

Resultados:

• Determinación de indicadores de proceso y
  resultados necesarios para la organización
• Insumos de información de cada
  área
• Forma y periodicidad de entrega de
  información.
• Sistemas de coordinación para la entrega de
  datos.
• Puntos de controles de efectividad del sistema
  informativo.
• Cumplimiento de objetivos
• Comportamiento de los indicadores (análisis)

Evaluación; Clima
organizacional. Cultura organizacional

Como elementos evaluadores de la coherencia entre el
esquema de gobernabilidad y la filosofía de gestión
que lleva la organización, se deben realizar estudios de
clima organizacional, lo que puede ser realizado por la
aplicación de los elementos duros diseñados y su
efecto en los blandos.

Resultados:

• Nivel y rapidez de respuesta de la
  organización.
• Evaluación de niveles de
  satisfacción
• Motivación
• Liderazgo
• Condiciones de trabajo
• Comunicación
• Relaciones interpersonales
• Flexibilidad
• Asimilación de los valores
  organizacionales
• Cumplimiento de los objetivos generales y de cada
  área

Asociar acciones a
cada disyuntiva

En cada una de las fases relacionadas con anterioridad
se toman decisiones y se realizan propuestas en correspondencia
con los factores analizados, la que varían según
criterios del equipo de diseño para lo que se contara con
la aprobación de la alta gerencia de la
organización. Se podrán adoptar posiciones
paliativas en el diseño de los elementos del esquema de
gobernabilidad que permitan contrarrestar efectos de factores no
deseados para la filosofía de gestión de la
organización.

Principios a tener en cuenta en el
diseño de los esquemas de gobernabilidad

• Coherencia entre los elementos que componen el
  esquema de gobernabilidad.
• Expresado de forma sintética y de ser posible
  apoyado con gráficos, diagramas
  lógicos y colores que
  respondan a significados que orienten procedimientos,
  posiciones y roles.
• Operatividad y funcionalidad del esquema: entendible,
  con palabras que son usadas y propias de la actividad u
  organización
• Ampliamente divulgado y conocido
• De mejoramiento continuo
• Comprensible a todos los niveles de la
  organización

Principales problemas
encontrados

En la aplicación de estas fases para la
elaboración de esquemas de gobernabilidad se han
encontrado los siguientes problemas.

• Las diferentes áreas no tienen definida su
  misión, ni establecida con claridad sus roles o
  funciones, haciendo esto que se solapen en algunas funciones
  fundamentalmente aquella, asociada a circunstancias de
  carácter situacional
• Se confunden posiciones, y roles sub o sobre
  estimando aquellas que brindan apoyo.
• De igual forma sucede con los órganos
  colegiados o comité. La importancia que se le concede
  depende en ocasiones de la fuerza del líder
  y no de su trascendencia para la misión de la
  organización.
• Inconsecuencia entre Misión, roles y
  responsabilidades adquiridas.
• No se siguen criterios homogéneos para el
  agrupamiento de los procesos o funciones en las diferentes
  áreas.
• Existen desigualdades en los volúmenes de
  trabajo en las áreas condicionado por
  características de los líderes o esquemas
  inadecuados.
• No se siguen los sistemas de rendición de
  cuenta establecidos
• Incoherencia entre las filosofías adoptadas y
  los procedimientos aplicados
• Se distribuyen funciones, actividades a las
  áreas por las características de sus
  jefes
• Existen múltiples relaciones informales que no
  valoradas en los esquemas aun cuando son
  válidas
• No se estudian la efectividad de los esquemas
  implantados, ni los niveles de satisfacción con los
  aplicados.
• Procedimientos y reglamentaciones con excesiva
  información, que desmotiva su lectura y
  compresión por los interesados.
• Desproporción entre los elementos
  coordinadores, que van desde insuficientes en algunas
  organizaciones a tendencias a ser excesivos en otras,
  dificultándose su coordinación o excesivo tiempo
  para lograr esto.

Podemos plantear como una conclusión final que el
fracaso en la aplicación de muchas filosofías de
gestión en la actualidad se debe a que éstas no son
concretadas en los sistemas formales que son empleados en la
organización.

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Autor:

MSc. Ileana Sarmentero Bon

DrC. Marcial Fonseca Guevara